异地参展，有效控制展台搭建质量的3个实战指导
发布时间： 2021-11-16
几乎每一年的展会现场都会出现展台坍塌事故，几乎每一个展会都会出现开展后还在装修和修补的展台，今天，我们不讨论其中的过错与责任，而通过本文的分享，让看过这篇文章的参展企业都能够避免以上意外的发生。
一、对于在会展举办地第一次参加展会的企业来说，首选主办单位推荐的设计搭建公司。
通常，每个展览会在自己的官网上公布自己的指定展台设计搭建公司和展品运输公司，每个主办单位选择这些合作伙伴无非是这些公司和自己关系好，而且服务和信用上还不错，因此，对于在异地参展的企业来说，有了主办单位的这种信用背书，这种公司最少不是骗子公司，也不是质量太差的公司。
其次，选择主办指定的设计公司，还可以利用这些公司与主办单位、展会现场熟悉的特点，将设计制作公司作为自己在该城市的临时物资中转仓，甚至，可以请该公司人员在预订酒店、交通出行、展会现场协调等方面，起到协助和帮忙的作用。
主办单位通常会推荐2-3家设计搭建公司，有些会推荐个数多一些，可选择的范围会比在外面市场上小很多，许多参展商会担心设计搭建的费用会比市场上高很多，其实，大家可以不必过多担心，我本人也曾数次选择过主办单位推荐的设计搭建公司，这些设计搭建公司为了获取合作机会并不会将价格报的过高，和他们的合作基本上都是顺利和满意的。
二、通过合同细节进行风险规避。
我们在外地参展最大的风险就是不在现场，不了解这些设计搭建公司的真正实力，对于不熟悉的合作者之间的工作配合和衔接会出现很多未知的问题和风险，因此，我们需要未雨绸缪，在合作之初就尽可能地把所有遇到的问题罗列出来，分别列出甲乙双方明确责任和明细；同时，还要注意以下几个条款：
1. 付款比例。由于第一次合作，本着前轻后重原则，首付款比例不宜过大，可以分为3次支付：签署合同后、进馆前、结束时。
2. 付款条件。进场前的付款需要明确预搭建的框架和进场物料已符合合同进度和质量要求；结束时的付款需要双方在现场验收单上签字，如在展览期间有任何质量和执行问题，需要明确双方责任，协商扣款金额后双方签字盖章后执行。
3. 验收标准。不能简单的执行以行业标准为验收标准（很多设计搭建公司的合同中采用该形式条款），而是将时间进度、框架结构、图文内容、服务质量等细节要求写入合同。
4. 争议解决条款。当和设计搭建公司有争议时，除诉讼费由败诉方承担外，还需要注意诉讼地的选择，通常为设计搭建公司经营地法院、展馆所在地法院、参展商经营地法院，尽量在合同中争取最有利与参展商的诉讼地址，当然是最后一个了。
三、预搭建是远程控制展台质量的有效手段。
为防止设计方案中的展台框架符合协议要求，通常我们会要求设计公司在展台框架制作完成后，在制作工厂进行预搭建，即将所有框架在工厂里搭建起来，看效果订修正方案。
由于预搭建涉及到用时和人工，因此，参展商不提的话，设计搭建公司不会主动提供预搭建服务，因此，这一条需要在合同中写明。
通常，预搭建是在开展前1周前在制作工厂内进行，参展商可以派人到实地监督，但由于现在的通讯便利，可以利用视频进行远程观看整个过程。
以上3个实战指导是我在多年参展和组展过程中总结出来的，当参展商对展会举办城市和当地参展流程不熟悉时，依靠主办单位指定的当地设计搭建公司，既能减少选择错误带来的风险，又能利用这个设计搭建公司进行展品接收和暂存；在合作关系维护好的前提下，设计搭建公司能为参展商提供的服务不仅仅是展台的设计搭建，更有：导游、采购、住宿、餐饮、娱乐等等。
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关于亿眼观展：
亿眼观展作为会展行业品牌平台，在洞悉行业的前提下，针对国内中小企业在参展过程中的痛点和难点进行逐一剖析，组织具备丰富参展经验的市场营销专家、会展主办项目负责人、展台设计搭建公司负责人，在2021年7月推出《参展商展前培训核心课程》，正式向全国参展商提供专业化的服务与指导。
亿眼观展的参展商企业内训课程目的是为众多缺乏参展经验的企业、或是屡次参展效果不理想的企业提供直接的落地操作指导，课程的编撰者不仅来自参展企业，还来自会展行业，曾经是主办单位和会展服务企业的游戏制定者，熟悉参展过程中的各种看不见的规则设置，在我们的指导下，参展商不仅能够有效规避各种备展过程中的风险，还能够有效协调各种资源从容不迫的达成各项参展目标！
