经典案例：原来简单的展品运输过程也可以做的如此细致
发布时间： 2021-09-16
导语：展品损坏、物料少带、资料丢失、礼品忘带。。。为啥参展商到了展会现场总会发生这些意外？从职业操作的层面说，这就是一个人为的责任事故，很多人把问题归咎于运输公司的不负责任和粗暴执行，但实际上，作为参展商，是完全可以把控整个运输过程的。
今天在电脑上查找资料时看到了14年前的一个文件夹，是关于从深圳将一批较为贵重的摄影器材、展示样品与道具运到上海的文件记录，这次运输的执行细节可以称得上教科书式安排，联想到目前参展商在运输展品时经常会遇到的问题，于是就想大家分享一下，看看当时我的香港同事是如何操作的。
2007年5月，我们集团决定在华东总部（上海）建设一个专业摄影棚，这个摄影棚不仅功能先进，并且在展示方面也参照了美国JCPennery和Walmart的供应商标准，设有多个功能性摄影棚，展览展示风格完全按照欧美风格进行装饰，因此，香港总部需要将从各个国家进口来的摄影器材、装饰品及深圳摄影棚制作的半成品道具运送过来，我作为营销部负责人直接负责本次物品的接收工作，以下是我根据回忆和手头保存的资料进行的整理，有部分记忆已经不太精确了，但我还是尽可能的还原当时的真实场景：
1. 香港市场部根据展出需要，将所有展品、道具和物料分类装箱，在每个包装外标记分装号码，合计87个独立包装品，并将所有包装好的物品拍照编辑成合集，同时，制作EXCEL表格，将所有包装里的物品登记号，形成物料清单；
2. 深圳市场部同事根据香港总部市场部要求，根据物品数量和体积进行联系货运公司，在预订车辆的同时，为运输的物品买了货物运输保险。
3. 装车时，货运公司与我方人员按物料清单进行装车物品核对，货运公司在清点无误后，在货运单上签字；
4. 我方人员将装入卡车的物品摆放状态多角度拍照，并将双方人员上锁的状态与锁上后的卡车状态拍照记录，并在各个照片里能够看到清晰的车牌号码。
5. 我方人员自行购买了4把大锁，分别对应卡车的后门和侧门的4个门页，在双方对装车无误后，用这4把锁将4个门页锁上；我方人员将4把锁的一套钥匙通过航空快递的形式发送给我，其余钥匙全部留在深圳公司，运输方无法接触到钥匙。
6. 深圳市场部在车辆出发后，将物料清单、独立包装的照片、装车现场照片发邮件给到我，并告知货车的到达时间、司机手机号、卡车车牌号；
7. 我在车辆出发后的第二天收到卡车门钥匙，同时将物料清单、独立包装照片、装车照片编辑后彩打出来等待车辆到达；
8. 车辆发出后的第4天上午收到货运公司电话，通知下午到货；我向公司打申请，预留5位工人到摄影棚等候卸货；
9. 下午卡车到达我司摄影棚，我同货运司机共同打开卡车的后门和侧门后，拿出装车时的各角度照片进行对照，发现所有物品均没有移动，于是指示工人开始卸货；同时，我安排市场部一位同事全程录像；
10. 工人每卸一件货，我就当着货运司机的面对照照片进行无破损核对，然后在excel表格中进行打钩和记录，好在当时的运输中无一缺失和破损，我在核对完毕后，在货运司机的货运单上签字确认；
11. 当晚发邮件给香港市场部和深圳市场部，确认完好收货，可以向货运公司支付尾款，到此，运输过程结束。
在整个运输过程的管控看，无疑深圳和香港的同事是非常有经验的，通过以上操作，既做到了物品物料分类清晰，又有效的将所有可能的风险通过细节操作进行防控，并为有可能发生的物品损坏和缺失留下了足够的证据。
虽然，我们在异地参展时，可能会通过多种途径进行展品、道具和物料的运输，但在执行过程中完全可以借鉴以上操作，步骤可以模仿、管理理念可以借鉴。
结语：以上案例实际上是我从业路上给我启发的重要事件之一，也许，我的深圳和香港同事已经不记得14年前的这次运输过程，但他们的专业和敬业精神带给了我很深刻的影响，他们对细节的把握让我不禁感叹，原来看似简单的工作安排也可以执行的如此细致。谨以此文，致敬带给我帮助和启发的同事们！
关于亿眼观展：
亿眼观展作为会展行业品牌平台，在洞悉行业的前提下，针对国内中小企业在参展过程中的痛点和难点进行逐一剖析，组织具备丰富参展经验的市场营销专家、会展主办项目负责人、展台设计搭建公司负责人，在2021年7月推出《参展商展前培训核心课程》，正式向全国参展商提供专业化的服务与指导。
亿眼观展的参展商企业内训课程目的是为众多缺乏参展经验的企业、或是屡次参展效果不理想的企业提供直接的落地操作指导，我们课程的编撰者不仅来自参展企业，还来自会展行业，曾经是主办单位和会展服务企业的游戏制定者，熟悉参展过程中的各种看不见的规则设置，参展商在我们的指导下能够有效规避各种风险。
